Het is alweer bijna eind maart en de deadline voor het doorgeven van de WBSO-urenrealisatie staat voor de deur. Is het verzamelen van de uren veel werk? Is de urenadministratie dan wel goed ingericht? Om oplossingen te bieden hebben we een overzicht gemaakt van richtlijnen en tips.

Wanneer er een WBSO-aanvraag is aangevraagd dan moet er een administratie worden ingericht en bijgehouden. Hierbij hanteert RVO een aantal eisen:

- Er moet een link gemaakt kunnen worden tussen de geregistreerde Speur- & Ontwikkelingsuren (S&O) en de projectadministratie.

- De S&O-uren moet binnen 10 werkdagen na activiteit geregistreerd zijn.

- De urenadministratie moet op eenvoudige wijze inzicht geven in de aard en omvang van de S&O activiteiten.

Wij hebben een zeven tips opgesteld om de administratieve kant van de WBSO zo makkelijk mogelijk te maken:

1. Gebruik een tool om de urenadministratie vast te leggen en probeer deze te koppelen met de tool voor de projectadministratie (in veel gevallen een GIT).

2. Hanteer een duidelijke methodiek om onderscheid te maken tussen reguliere ontwikkeling en S&O en zorg dat iedereen hiervan op de hoogte is.

3. Gebruik labels om aan te geven welke activiteiten S&O zijn en welke niet.

4. Maak iemand verantwoordelijk voor het controleren van de WBSO-administratie.

5. Controleer de administratie periodiek d.m.v. een export van de urenadministratie en zet deze af tegenover de toegekende uren.

6. Communiceer het doel van de WBSO met de betrokken werknemers (ontwikkelaars, product owners, scrum masters, etc.). Op die manier zijn zij op de hoogte van het belang van administreren.

7. Stuur periodiek herinneringen naar collega's wanneer zij nog geen uren hebben ingevuld (bijv. via Slackbot).


Heb je nog vragen over de administratie of eigen tips, neem dan contact met ons op!